在日常工作中，我们经常需要撰写各种类型的文件，如报告、论文、邮件等。这些文档的外观不仅影响阅读体验，还直接关系到读者对我们专业能力的第一印象。因此，掌握正确的文章格式和排版技巧至关重要。

首先，选择合适的字体和字号是基础。通常情况下，正文使用宋体或微软雅黑，字号为小四号或五号，这既保证了可读性，又不会显得过于突兀。其次，合理设置页边距与行间距，一般建议上下左右各留出2厘米的边距，行间距则保持在1.5倍，这样既能避免页面拥挤，又能增加文本的层次感。

此外，恰当运用标题和小标题来划分章节，不仅可以帮助读者快速定位信息，还能使文章结构更加清晰。段落之间适当留白，每段开头空两格，这样能够显著提高文档的整体美观度。

最后，注意图表、图片等视觉元素的插入应与文字内容紧密相关，并且标注清晰，方便读者理解。通过上述方法，我们可以有效提升文档的专业性和可读性，让自己的工作成果更加出色。